Công văn mời họp là văn bản hành chính do cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp hoặc đơn vị sự nghiệp phát hành nhằm thông báo và mời các cá nhân, đơn vị liên quan tham dự cuộc họp theo thời gian, địa điểm và nội dung được ấn định. Văn bản này có giá trị thông báo chính thức, giúp người nhận nắm rõ mục đích, thành phần, nội dung và yêu cầu chuẩn bị trước khi tham dự cuộc họp.
Theo thống kê của Bộ Nội vụ năm 2024, trung bình mỗi cơ quan hành chính, doanh nghiệp lớn ban hành từ 80 đến 150 công văn mời họp mỗi năm. Việc sử dụng mẫu công văn mời họp chuẩn hóa giúp đảm bảo tính trang trọng, rõ ràng, tiết kiệm thời gian và tránh nhầm lẫn trong quá trình điều hành công việc.
>>> Click "TẢI NGAY" Mẫu công văn mời họp & File hướng dẫn điền mẫu đơn chi tiết, in ra và sử dụng.
Mẫu Văn Bản cung cấp hệ thống biểu mẫu hành chính - công vụ - nội bộ được chuẩn hóa, giúp các cơ quan, doanh nghiệp và tổ chức sử dụng thuận tiện trong việc gửi thư mời, công văn thông báo hoặc lịch họp nội bộ.
Các biểu mẫu phổ biến gồm:
Công văn mời họp (file Word có hướng dẫn chi tiết cách ghi).
Mẫu công văn mời họp - sử dụng trong các trường hợp họp nội bộ, họp chuyên đề, họp giao ban, họp tổng kết.
Giấy mời họp - áp dụng cho các cuộc họp có quy mô nhỏ, mang tính nội bộ.
Công văn mời họp trực tuyến - phù hợp cho các cuộc họp qua nền tảng online như Zoom, Google Meet.
Công văn thông báo lịch họp thay thế hoặc hoãn họp.
Đội ngũ Mẫu Văn Bản hỗ trợ:
Cung cấp mẫu công văn mời họp chuẩn thể thức hành chính, đúng quy định văn thư - lưu trữ.
Hướng dẫn soạn thảo công văn ngắn gọn, súc tích, đúng mục đích và phù hợp từng loại cuộc họp.
Cập nhật mẫu công văn mới nhất, đáp ứng yêu cầu hành chính của cơ quan nhà nước, tổ chức và doanh nghiệp.
Một công văn mời họp chuẩn, hợp lệ cần có các phần nội dung chính sau:
Phần mở đầu
Quốc hiệu, tiêu ngữ và số hiệu công văn.
Tên cơ quan, tổ chức ban hành và ngày tháng năm phát hành công văn.
Trích yếu nội dung công văn (ví dụ: “V/v mời họp triển khai kế hoạch quý IV năm 2025”).
Phần nội dung
Nêu rõ lý do, mục đích tổ chức cuộc họp.
Thời gian, địa điểm, hình thức tổ chức (trực tiếp hoặc trực tuyến).
Thành phần tham dự: ghi rõ họ tên, chức vụ hoặc tên đơn vị được mời.
Nội dung chính hoặc chương trình làm việc dự kiến của cuộc họp.
Yêu cầu chuẩn bị: tài liệu, báo cáo, hoặc nội dung trình bày (nếu có).
Phần kết thúc
Lời đề nghị các cá nhân, đơn vị tham dự đúng giờ, đúng thành phần.
Họ tên, chức vụ và chữ ký của người ký duyệt công văn.
Dấu xác nhận của cơ quan, tổ chức ban hành (nếu là văn bản chính thức).
>>> Click "TẢI NGAY" Mẫu công văn mời họp & File hướng dẫn điền mẫu đơn chi tiết, in ra và sử dụng.
Đối tượng sử dụng
Các cơ quan hành chính, tổ chức chính trị - xã hội.
Doanh nghiệp, công ty, đơn vị sự nghiệp, trung tâm đào tạo.
Các cá nhân, phòng ban, tổ chuyên môn hoặc nhóm làm việc cần gửi thư mời họp nội bộ.
Lưu ý khi lập công văn
Nội dung công văn cần ngắn gọn, rõ ràng, thể hiện tính trang trọng, lịch sự.
Ghi đầy đủ thông tin thời gian, địa điểm và nội dung họp để tránh sai sót.
Trường hợp họp online, cần đính kèm đường link, mã truy cập hoặc hướng dẫn đăng nhập.
Gửi công văn trước ít nhất 2-3 ngày để người được mời sắp xếp thời gian tham dự.
Bước 1: Bấm vào nút Tải ngay tại trang biểu mẫu Công văn mời họp.
Bước 2: Quét mã QR thanh toán hoặc copy nội dung chuyển khoản chính xác để hệ thống xác thực tự động.
Bước 3: Chờ 3-5 giây, hệ thống tự động chuyển sang màn hình tải file Công văn mời họp.
Bước 4: Tải xuống file Word mẫu Công văn mời họp và file hướng dẫn điền chi tiết.
Bước 5: (Khuyến nghị) Nhập số điện thoại liên hệ để được hỗ trợ khi điền mẫu Công văn mời họp — Mẫu Văn Bản thường gửi quà tặng nhỏ bất ngờ cho người dùng trong các dịp đặc biệt như lễ, Tết hoặc chương trình tri ân.
Công văn mời họp là công cụ hành chính quan trọng giúp cơ quan, doanh nghiệp và tổ chức thực hiện công tác điều hành, giao tiếp nội bộ và phối hợp công việc một cách chuyên nghiệp, thống nhất.
Một công văn được soạn đúng quy cách giúp:
Truyền đạt thông tin cuộc họp nhanh chóng, chính xác và minh bạch.
Đảm bảo các thành phần liên quan nắm rõ nội dung, thời gian và chuẩn bị chu đáo.
Thể hiện tác phong chuyên nghiệp, tôn trọng và hiệu quả trong quản lý, điều hành.
Việc sử dụng công văn mời họp và mẫu công văn mời họp theo định dạng chuẩn giúp tiết kiệm thời gian, tránh sai sót hành chính và đảm bảo tính trang trọng trong mọi hoạt động nội bộ của cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp.
>>> Click "TẢI NGAY" Mẫu công văn mời họp & File hướng dẫn điền mẫu đơn chi tiết, in ra và sử dụng.
Mẫu Văn Bản - Hệ thống biểu mẫu pháp lý, hành chính, tố tụng và hợp đồng chuẩn Việt Nam.
