1. Công văn thông báo là gì? Khi nào cần làm Công văn thông báo?
Công văn là một loại văn bản hành chính được quy định tại Nghị định 30/2020/NĐ-CP bao gồm: Công văn dùng để thông báo, đề xuất, đề nghị,…
Trong đó, Công văn thông báo là văn bản được sử dụng phổ biến với mục đích thông báo về một việc nào đó của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp để chủ thể khác biết, từ đó có phương hướng thực hiện các công việc tiếp theo cho phù hợp.
Như vậy, có thể thấy Công văn thông báo được soạn thảo khi bên soạn Công văn có nhu cầu truyền đạt thông báo nào đó, thường được sử dụng trong các trường hợp:
- Trường hợp pháp luật, hợp đồng,… có quy định bắt buộc phải ra thông báo như: Thông báo chấm dứt hợp đồng lao động, hợp đồng thuê nhà, hợp đồng hợp tác…
- Trường hợp pháp luật, hợp đồng, điều lệ công ty,… không bắt buộc phải thông báo nhưng việc thông báo là cần thiết như: Thông báo về việc chậm giao hàng, thông báo về thời hạn giao hàng…
Một số Công văn thông báo được sử dụng phổ biển hiện nay như:
- Công văn thông báo thay đổi tên, địa chỉ công ty;
- Công văn thông báo thời hạn giao hàng;
2. Nội dung Công văn thông báo gồm những gì?
Tại Điều 8 Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định các thành phần chính có trong mẫu Công văn nói chung, Công văn thông báo nói riêng gồm:
- Quốc hiệu và Tiêu ngữ.
- Tên cơ quan, tổ chức ban hành Công văn thông báo;
- Số, ký hiệu của Công văn;
- Địa điểm và thời gian ban hành Công văn;
- Tên loại và trích yếu nội dung Công văn;
- Nội dung Công văn;
- Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền ban hành;
- Dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức.
- Nơi nhận.
3. Một số mẫu Công văn thông báo được dùng phổ biến
3.1 Mẫu Công văn thông báo chung
3.2 Mẫu Công văn thông báo chấm dứt hợp đồng dịch vụ
3.3 Mẫu Công văn thông báo giao hàng
3.4 Mẫu Công văn thông báo thay đổi địa chỉ công ty
4. Hướng dẫn soạn Công văn thông báo
Khi soạn Công văn thông báo, cần lưu ý các vấn đề sau:
- Nêu rõ nội dung thông báo về vấn đề gì;
- Tên cơ quan, tổ chức, cá nhân dự định gửi Công văn đến (nơi nhận Công văn);
- Tên đơn vị, cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân có quyền lợi và nghĩa vụ liên quan trong vụ việc hoặc trong nội dung Công văn;
- Địa chỉ cơ quan, tổ chức, đơn vị có liên quan để tiếp nhận đơn; số điện thoại đơn vị/cá nhân nhận Công văn, số điện thoại, số Fax; địa chỉ email; Website.
Nếu nơi nhận trong phần kính gửi của Công văn là những chức danh, chức vụ cao cấp của Nhà nước, thì phần nơi nhận không ghi “như trên” mà ghi trực tiếp những chức danh/chức vụ đó vào.
- Nội dung Công văn thông báo cần được trình bày rõ ràng, khoa học, đúng trọng tâm, không ghi lan man, dài dòng.
Trên đây là các mẫu Công văn thông báo mới nhất và cách viết. Nếu còn vấn đề vướng mắc, bạn đọc vui lòng gọi tới tổng đài 1900.6192 để được hỗ trợ nhanh nhất.
