Mẫu đơn đặt hàng mới nhất áp dụng cho doanh nghiệp

”Mẫu đơn đặt hàng” là một trong những yếu tố quan trọng đối với mọi công ty. Đó là cơ sở của quá trình mua sắm và cung ứng, cho phép doanh nghiệp đặt hàng các sản phẩm hoặc dịch vụ cần thiết để duy trì và phát triển hoạt động kinh doanh của họ. Bài viết dưới đây Luật Thành Công sẽ nói về vấn đề mẫu đơn đặt hàng cho doanh nghiệp.”

1. Định nghĩa Đơn Đặt Hàng

Đơn đặt hàng là một tài liệu hoặc yêu cầu được gửi từ một tổ chức hoặc cá nhân đến một nhà cung cấp hoặc nhà sản xuất để đặt mua sản phẩm hoặc dịch vụ cụ thể. Điều này thường bao gồm thông tin về số lượng, chất lượng, giá cả, thời gian giao hàng dự kiến, và các điều kiện và điều khoản liên quan đến giao dịch. Đơn đặt hàng có vai trò quan trọng trong quá trình mua sắm và quản lý cung ứng của doanh nghiệp.

Bên cạnh đó, một đơn đặt hàng sẽ bao gồm các thông tin sau:

• Tên của bên bán và bên mua
• Tên hàng, số lượng, đơn giá, và đơn vị tiền tệ
• Thời gian và điều kiện giao hàng
• Điều kiện thanh toán và thời hạn thanh toán
• Xác nhận của bên bán và bên mua

Đơn đặt hàng có vai trò quan trọng trong quá trình giao dịch mua bán, bởi nó giúp bảo vệ quyền lợi của cả hai bên trong trường hợp có tranh chấp xảy ra. Ví dụ, đơn đặt hàng giúp người bán bảo vệ quyền lợi khi người mua từ chối thanh toán cho dịch vụ hoặc hàng hóa, và cũng giúp người mua xác nhận rõ ràng về mặt hàng và số lượng trong trường hợp có tranh chấp.

Xem thêm: HỢP ĐỒNG THỬ VIỆC LÀ GÌ? - Hãng Luật Quốc Tế Thành Công

2. Mẫu đơn đặt hàng cho doanh nghiệp ( File 1 )

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

ĐƠN ĐẶT HÀNG

Số: ……..

Kính gửi: Công ty ………………………………………………….

Công ty ……………………………….. có nhu cầu đặt hàng tại Quý công ty theo mẫu yêu cầu.

Nội dung đặt hàng như sau:

STT

Tên mặt hàng

ĐVT

Số lượng

Đơn giá

Thành tiền

Tổng cộng:

Thời gian giao hàng:…………………………………………………………………………………..

Địa điểm giao hàng:…………………………………………………………………………………….

Phương thức thanh toán:

- Thanh toán bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản

- Thanh toán trước 50% giá trị hợp đồng, 50% còn lại thanh toán sau khi giao hàng.

…………., ngày …..tháng……. năm …….

GIÁM ĐỐC

Dowload biểu mẫu tại đây!

3. Mẫu đơn đặt hàng cho doanh nghiệp (File 2)

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Ðộc lập - Tự Do - Hạnh Phúc

SOCIALIST REPUBLIC OF VIETNAM

Independence - Freedom - Happiness

ĐƠN ĐẶT HÀNG/ORDER

Số: ../……/……

Kính gửi: …………………………………………………………

Kindly pay attention:…… …………………………………………………..

THÔNG TIN KHÁCH HÀNG (Customer information):……………… ……..

TÊN KHÁCH HÀNG (Customer name):…………………………… ………………

ĐỊA CHỈ (Address):………… ………………………………………..

MST (Tax code): ………………………………………………………….

ĐẶT HÀNG (Order):…………… …………………………………………..

STT/No

Mã hàng/

Item code

Tên hàng/

Product Name

Đơn vị/

Unit

SL/

Quality

Đơn giá/

Price

Thành tiền(+VAT)/

Amount (+VAT)

1

2

3

Tổng cộng (Giá trị đơn hàng )/Total (Order value)

NƠI NHẬN HÀNG (Ship to):

ĐỊA CHỈ (Address): …………………………………………………….

THỜI GIAN (Time):Nhận hàng ngày ../../….. / Receiving roducts ../../….

PHƯƠNG TIỆN VẬN CHUYỂN (Delivery means): ………………………….

CHI PHÍ VẬN CHUYỂN (Delivery fee):…………………… ……………..

THANH TOÁN (Payment): ………………………………

ĐẶT CỌC (Deposit): ………………………………………………

Bên … sẽ đặt cọc cho…………………………………………. đồng sau khi ký đơn đặt hàng để bảo đảm ký kết và thực hiện đơn đặt hàng này. Khoản tiền đặt cọc này sẽ được hoàn trả lại cho … trong vòng một (…………..) ngày kể từ ngày .. hoàn thành thanh toán giá trị đơn đặt hàng cho …………….

Shall deposit to………………….VND ……………….. after signing the Order for signing and performance of the Order……………………….shall return the deposit to … within one (….) after …completed the payment.

HÌNH THỨC VÀ THỜI GIAN THANH TOÁN (Form and Payment time):

Bên… thanh toán cho…………………..giá trị đơn đặt hàng sau khi nhận hàng hóa thực tế và hóa đơn GTGT hợp lệ

Shall pay the order value to…………………………after completion of receipt goods and VAT invoice.

ĐƠN VỊ ĐẶT HÀNG/ORDERED BY

CÔNG TY/COMPANY…………….

Ngày tháng/(Date) …………

XÁC NHẬN ĐƠN HÀNG/CONFIRMED BY

CÔNG TY /COMPANY…………………

Ngày tháng/(Date) …………

Dowload biểu mẫu tại đây!

Tìm hiểu thêm: Mẫu vi bằng - Vi bằng thừa phát lại chuẩn quy định pháp luật

4. Đơn đặt hàng có thay thế được hợp đồng trong doanh nghiệp hay không?

Theo quan điểm của Cục Hải quan Đồng Nai, chúng tôi dựa vào Điều 1 Khoản 1 của Thông tư 39/2015/TT-BTC. Theo đó:

“Hợp đồng mua bán hàng hóa là sự thỏa thuận mua bán hàng hóa được thể hiện bằng văn bản hoặc bằng các hình thức có giá trị tương đương văn bản như điện báo, telex, fax, hoặc thông điệp dữ liệu. Trong hợp đồng này, người bán có trách nhiệm giao hàng, chuyển quyền sở hữu hàng hóa cho người mua, và nhận thanh toán; còn người mua phải thực hiện thanh toán cho người bán, nhận hàng, và đồng thời nhận quyền sở hữu hàng hóa theo thỏa thuận. Hàng hóa sẽ được chuyển từ người bán sang người mua, thông qua cửa khẩu hoặc biên giới của Việt Nam, hoặc từ khu phi thuế quan vào thị trường nội địa, hoặc ngược lại, từ thị trường nội địa vào khu phi thuế quan.”

Dựa trên nội dung trích dẫn trên, đơn đặt hàng (Purchase Order) không thể thay thế cho hợp đồng mua bán hàng hóa. Tuy nhiên, đáng lưu ý rằng đơn đặt hàng cũng có giá trị quan trọng trong trường hợp hai bên không ký kết hợp đồng mua bán hàng hóa với nhau.

Tham khảo thêm: Mẫu hợp đồng tiền hôn nhân chuẩn nhất 2023

5. Vai trò của mẫu đơn đặt hàng trong doanh nghiệp

Mẫu đơn đặt hàng đóng một vai trò quan trọng và đa dạng trong hoạt động kinh doanh của một tổ chức. Dưới đây là một số vai trò chính của mẫu đơn đặt hàng trong doanh nghiệp:

1. Xác định nhu cầu: Đơn đặt hàng giúp tổ chức xác định nhu cầu cụ thể của họ cho sản phẩm hoặc dịch vụ. Điều này đặt ra cơ hội cho việc lập kế hoạch cung ứng và quản lý tồn kho một cách hiệu quả.
2. Quản lý tài chính: Mẫu đơn đặt hàng thường chứa thông tin về giá cả và các điều khoản thanh toán. Điều này giúp tổ chức theo dõi và kiểm soát nguồn tài chính của họ.
3. Xác định đối tác cung ứng: Khi một đơn đặt hàng được gửi đi, tổ chức xác định đối tác cung ứng nào sẽ thực hiện giao dịch. Điều này đặt nền tảng cho việc xây dựng mối quan hệ dài hạn với các đối tác cung ứng.
4. Lập lịch giao hàng: Thông qua đơn đặt hàng, tổ chức có thể xác định thời gian cụ thể khi sản phẩm hoặc dịch vụ cần được giao đến. Điều này giúp quản lý thời gian và đảm bảo rằng các hoạt động kinh doanh diễn ra suôn sẻ.
5. Theo dõi và kiểm tra chất lượng: Mẫu đơn đặt hàng thường bao gồm các tiêu chuẩn về chất lượng và mô tả sản phẩm hoặc dịch vụ. Điều này cho phép tổ chức theo dõi và đánh giá sự phù hợp của sản phẩm hoặc dịch vụ sau khi nhận hàng.
6. Phân tích dữ liệu: Dữ liệu từ các đơn đặt hàng trước đây có thể được sử dụng để phân tích mẫu tiêu dùng, dự đoán nhu cầu tương lai, và điều chỉnh chiến lược kinh doanh.