Một số quy tắc trong trình bày văn bản

Ngày đăng: 31/08/2021 - Ngày cập nhật: 31/08/2021

Nguồn: KhánhPQ, tài liệu nội bộ Cty FAST, 2012

Các quy tắc trình bày văn bản dưới đây được tập hợp từ các nguồn trên internet.

1. Dấu chấm (.), dấu phẩy (,), dấu hai chấm (:)…

Các dấu ngắt câu như chấm (.), phẩy (,), hai chấm (:), chấm phảy (;), chấm than (!), hỏi chấm (?) phải được gõ sát vào từ đứng trước nó, tiếp theo là một dấu trắng nếu sau đó vẫn còn nội dung.

Ví dụ trình bày sai:

• • Hôm qua trời mưa , còn hôm nay trời nắng.
  • Hôm qua trời mưa,còn hôm nay trời nắng.
  • Hôm qua trời mưa ,còn hôm nay trời nắng.

Ví dụ trình bày đúng:

• • Hôm qua trời mưa, còn hôm nay trời nắng.

2. Dấu mở ngoặc “(” và đóng ngoặc “)”

Các dấu mở ngoặc và mở nháy đều phải được hiểu là ký tự đầu từ, do đó ký tự tiếp theo phải viết sát vào bên phải của các dấu này.

Tương tự, các dấu đóng ngoặc và đóng nháy phải hiểu là ký tự cuối từ và được viết sát vào bên phải của ký tự cuối cùng của từ bên trái.

Ví dụ trình bày sai:

• • Thư điện tử ( Email ) là phương tiện thông tin liên lạc nhanh chóng và hữu ích.
  • Thư điện tử (Email ) là phương tiện thông tin liên lạc nhanh chóng và hữu ích.
  • Thư điện tử ( Email) là phương tiện thông tin liên lạc nhanh chóng và hữu ích.
  • Thư điện tử(Email) là phương tiện thông tin liên lạc nhanh chóng và hữu ích.
  • Thư điện tử(Email ) là phương tiện thông tin liên lạc nhanh chóng và hữu ích.

Ví dụ trình bày đúng:

• • Thư điện tử (Email) là phương tiện thông tin liên lạc nhanh chóng và hữu ích.

3. Sau dấu hai chấm có thể viết hoa, có thể không viết hoa, tùy thuộc từng trường hợp.

Viết hoa trong trường hợp liệt kê thành phần vị ngữ của câu đơn có động từ “là”, hoặc trong thành phần vị ngữ có các từ biểu thị sự liệt kê ở sau các từ “sau đây”, “như sau”, “để”.

Ví dụ

Một số yêu cầu khi viết bài trên diễn đàn là: Viết đúng chính tả; trình bày dễ nhìn; không sử dụng các ngôn ngữ thiếu văn hóa.

Không viết hoa trong trường hợp cần giải thích, thuyết minh cho một phần trong câu.

Ví dụ

Cầu vồng có bảy màu cơ bản: đỏ, da cam, vàng, lục, lam, chàm, tím.

Năm nay các loại rau như: rau muống, mồng tơi, su hào, bắp cải đều lên giá.

4. Các tiêu đề và dấu chấm câu (.) hoặc dấu 2 chấm (:)

Dấu chấm câu chỉ có được dùng khi câu văn là một câu đầy đủ có động từ.

Các tiêu đề thì không bao giờ chứa các động từ nên không có chấm câu. Các tiêu đề cũng không được có dấu 2 chấm (:).

Ví dụ trình bày sai:

• • Phần 1. Chủ nghĩa tư bản kiểu mới.
  • Phần 1. Chủ nghĩa tư bản kiểu mới:

Ví dụ trình bày đúng:

• • Phần 1. Chủ nghĩa tư bản kiểu mới

5. Tên cơ quan, tổ chức, đoàn thể

Viết hoa chữ cái đầu của âm tiết đầu tiên và các âm tiết đầu của các bộ phận tạo thành tên riêng.

Ví dụ:

Công ty Phần mềm FAST

Trường Đại học Kinh tế Quốc dân

Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội.

6. Dấu phẩy, dấu chấm câu trong trích dẫn

Hiện có 2 cách viết.

Ví dụ về cách viết 1:

“Our chairman and Leonardo are very clear: he is here with us,” head coach Mauricio Pochettino said after Sunday’s game. “I am very happy to have him. He is a gift.”

Ví dụ về cách viết thứ 2:

“Thách thức lớn đối với chúng tôi là chi phí vận chuyển quốc tế cao, gấp đôi hoặc thậm chí gấp ba lần trước đại dịch”, Lanm Lai, Giám đốc ngoại thươngCNC Electric ở Chiết Giang, Trung Quốc nói và cho biết: “Năm ngoái, trong thời kỳ cao điểm của đại dịch, chúng tôi nghĩ rằng nó sẽ là ngắn hạn. Nhưng sắp tới, tôi không nghĩ sẽ sớm có một sự thay đổi đáng kể”.

Có lẽ cách 1 là đúng.

7. Có hay không thêm dấu phẩy khi liệt kê danh sách với dấu 3 chấm “…”

Ví dụ về cách viết 1:

Một số loại hoa: hồng, cúc, thược dược…

Ví dụ vè cách viết thứ 2:

Một số loài hoa: hồng, cúc, thược dược,…

Có lẽ cách viết 1 là đúng.

8. Khi nào dùng số, khi nào dùng chữ số

Không có một quy tắc cụ thể.

Có lời khuyên: nếu số nhỏ hơn 10 thì dùng chữ số, nếu từ 10 trở lên thì dùng số.

Ví dụ 1:

Trong phòng có năm người.

Ví dụ 2:

Trong phòng có 10 người.

Không bắt đầu câu bằng số, mà phải dùng chữ số.

Ví dụ 1:

10 mặt hàng được bày bán hôm nay.

Ví dụ 2:

Mười mặt hàng được bày bán hôm nay.

Tuy nhiên trong văn phong quảng cáo có thể sử dụng số để gây ấn tượng.

9. Khoảng cách giữa các dòng, đoạn văn và tiêu đề

Khoảng cách giữa các đoạn văn (space between paragraphs) phải rộng hơn khoảng cách giữa các dòng (space between lines) trong cùng 1 đoạn văn.

Khoảng cách giữa tiêu đề và đoạn văn trước đó (space before) phải rộng hơn khoảng cách giữa tiêu đề và đoạn văn tiếp theo (space after). Trình bày như vậy để người đọc dễ hiểu là tiêu đề đi với đoạn văn nào.

Tiêu đề không được nằm khác trang với dòng đầu tiên của đoạn văn tiếp theo. Trong trường hợp này phải chuyển tiêu đề sang trang mới.

Do có khoảng cách giữa các đoạn văn/paragraph rồi nên chữ đầu tiên của dòng đầu tiên của 1 đoạn văn không cần phải thụt vào như khi viết tay.