Cách hạch toán, xuất hóa đơn hàng mẫu không thu tiền CHI TIẾT

Kế toán hàng mẫu không thu tiền là một nghiệp vụ phổ biến nhưng thường gây vướng mắc cho nhiều doanh nghiệp khi xác định chi phí và tuân thủ quy định thuế. Việc xử lý không đúng có thể dẫn đến rủi ro pháp lý và ảnh hưởng đến báo cáo tài chính của công ty. Bài viết này sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết kèm các ví dụ về cách hạch toán, xuất hóa đơn hàng mẫu không thu tiền.

1. Hàng mẫu không thu tiền có phải xuất hoá đơn không?

Căn cứ theo quy định tại khoản 3, Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP ngày 20/03/2025 về nguyên tắc lập hóa đơn như sau:

1. Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn để giao cho người mua (bao gồm cả các trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ (trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất); xuất hàng hóa dưới các hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hóa) và các trường hợp lập hóa đơn theo quy định tại Điều 19 Nghị định này. Hóa đơn phải ghi đầy đủ nội dung theo quy định tại Điều 10 Nghị định này. Trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử phải theo định dạng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế theo quy định tại Điều 12 Nghị định này.”

Như vậy, đối với hàng mẫu không thu tiền thì khi xuất hàng hóa doanh nghiệp phải lập hóa đơn theo đúng quy định.

2. Quy định xuất hóa đơn hàng mẫu không thu tiền

Về mức thuế suất thuế GTGT

Căn cứ theo Điều 18 Nghị định 181/2025/NĐ-CP về điều kiện áp dụng thuế suất 0%:

Điều 18. Điều kiện áp dụng thuế suất 0%

Hàng hóa, dịch vụ xuất khẩu áp dụng thuế suất 0% quy định tại Điều 17 Nghị định này (trừ một số trường hợp đặc thù quy định tại Điều 27, Điều 28 Nghị định này) phải đáp ứng quy định sau:

a) Hợp đồng bán, gia công hàng hóa xuất khẩu (đối với trường hợp bán, gia công); hợp đồng ủy thác xuất khẩu (đối với trường hợp ủy thác xuất khẩu).

b) Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với hàng hóa xuất khẩu.

c) Tờ khai hải quan theo quy định.…”

Ngoài ra, căn cứ theo quy định tại khoản 1 Điều 8 Nghị định 81/2018/NĐ-CP về hàng mẫu không thu tiền như sau:

Đưa hàng mẫu, cung ứng dịch vụ mẫu để khách hàng dùng thử không phải trả tiền 1. Hàng mẫu đưa cho khách hàng, dịch vụ mẫu cung ứng cho khách hàng dùng thử phải là hàng hóa, dịch vụ được kinh doanh hợp pháp mà thương nhân đang hoặc sẽ bán, cung ứng trên thị trường.

Do đó, trường hợp công ty xuất khẩu hàng mẫu ra nước ngoài nếu đáp ứng điều kiện về hàng xuất khẩu và quy định tại điều 8 Nghị định 81/2018/NĐ-CP thì hàng mẫu thuộc đối tượng chịu thuế GTGT với mức thuế suất 0%.

Đối với hàng mẫu không thu tiền không đáp ứng điều kiện về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt nên không đủ điều kiện để áp dụng thuế suất 0%, do vậy khi lập hóa đơn giá trị gia tăng doanh nghiệp phải thực hiện tính thuế GTGT đầu ra như bán hàng hóa tại thị trường trong nước.

Về nội dung hóa đơn

Hàng mẫu là sản phẩm dùng làm mẫu để sản xuất, gia công, chế biến hoặc được nhập khẩu để làm mô hình nghiên cứu nhằm mục đích đánh giá, trải nghiệm nhằm đảm bảo chất lượng đầu ra của sản phẩm. Tuy nhiên, hóa đơn hàng mẫu vẫn cần phải đảm bảo đầy đủ các nội dung quy định của hóa đơn.

Căn cứ theo điều 10 Nghị định 123 được bổ sung bởi Điểm đ Khoản 7 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP quy định về nội dung của hóa đơn gồm:

• Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn
• Số hóa đơn
• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán (doanh nghiệp).
• Tên, địa chỉ của người mua/nhận (khách hàng).
• Tên hàng hàng mẫu.
• Đơn vị tính, số lượng, đơn giá (thường là 0 đồng).
• Trên hóa đơn cần ghi chú rõ ràng: “Hàng mẫu không thanh toán”.
• Ký tên, đóng dấu của người bán, người mua (nếu có)

Trong các trường hợp cụ thể và theo thỏa thuận của các bên, nội dung hóa đơn có thể được bổ sung thêm các nội dung khác.

Về thời điểm xuất hóa đơn

Căn cứ khoản 8 điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, sửa đổi khoản 1 điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về thời điểm xuất hóa đơn như sau:

Tuy nhiên trong một số trường hợp không cần xuất hóa đơn cho hàng mẫu, cụ thể:

• Hàng mẫu dùng thử không có ý định bán

Nếu hàng mẫu chỉ dùng cho khách hàng thử nghiệm, không thu tiền, không có mục đích thương mại, kế toán không bắt buộc phải lập hóa đơn theo quy định về chứng từ kế toán và hóa đơn hiện hành.

• Hàng mẫu tặng kèm sản phẩm

Hàng mẫu tặng miễn phí, đi kèm sản phẩm chính (dùng cho mục đích khuyến mãi, kích cầu), không cần xuất hóa đơn riêng nếu giá trị hàng mẫu đã được cộng vào giá bán sản phẩm chính. Trị giá hàng mẫu này sẽ được tính vào giá vốn hoặc chi phí bán hàng của doanh nghiệp.

Tìm hiểu thêm:

• [Cập nhật] Quy định về thời điểm xuất hóa đơn mới nhất

3. Cách xuất hóa đơn hàng mẫu không thu tiền trên MISA meInvoice

Theo quy định tại Công văn 1219/CCTKV17-QLDN1 năm 2025 hướng dẫn lập hóa đơn GTGT đối với hàng mẫu như sau:

Căn cứ quy định trên, trường hợp Công ty có phát sinh xuất khẩu hàng mẫu cho khách hàng dùng thử không thu tiền được thực hiện đúng trình tự, thủ tục khuyến mại theo quy định của pháp luật về thương mại thì khi xuất hàng hóa Công ty phải lập hóa đơn theo quy định tại khoản 1 Điều 4 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ, trên hoá đơn ghi tên và số lượng hàng hóa, ghi rõ là hàng mẫu, giá tính thuế được xác định bằng không (0).

Như vậy, doanh nghiệp thực hiện xuất hóa đơn hàng mẫu không thu tiền như xuất hóa đơn hàng khuyến mại.

Để xuất hóa đơn hàng mẫu không thu tiền trên MISA meInvoice cần thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Vào mục Hóa đơn, nhấn chọn Thêm mới.

Bước 2: Điền đầy đủ các thông tin trên hóa đơn.

• Nhấn chọn Lập kèm bảng kê hàng hóa dịch vụ để đính kèm bảng kê danh sách hàng hóa khuyến mại.
  • Khai báo thông tin Số bảng kê, ngày bảng kê.
  • Đính kèm bảng kê lên hóa đơn.
• Tại mục Hàng hóa, dịch vụ:
  • Chọn tính chất là Khuyến mại.
  • Khai báo thông tin hàng hóa xuất khuyến mại.

• Trên hóa đơn hiển thị thông tin hàng khuyến mại.

Để trải nghiệm miễn phí tính năng xuất hóa đơn hàng mẫu không thu tiền trên phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice, quý doanh nghiệp đăng ký tại đây:

4. Hướng dẫn hạch toán hàng mẫu không thu tiền

4.1. Hạch toán nhận hàng mẫu không thanh toán

Khi doanh nghiệp phát hành hàng mẫu, sản phẩm khuyến mại cho khách dùng thử nhằm giới thiệu sản phẩm mới mà không thu tiền và không kèm điều kiện mua bán, kế toán thực hiện định khoản như sau:

Nợ TK 641: Ghi nhận chi phí bán hàng hoặc chi phí sản xuất, giá vốn hàng hóa (theo Thông tư 200).

Có TK 155 hoặc 156: Ghi giảm trị giá thành phẩm hoặc hàng hóa xuất dùng làm mẫu, khuyến mại.

Ví dụ: Doanh nghiệp X ra sản phẩm mới và tặng sản phẩm mẫu cho khách, không thu tiền. Kế toán công ty X thực hiện hạch toán như sau:

Nợ TK 641: 20.000.000 VNĐ

Có TK 155: 20.000.000 VNĐ

Trường hợp xuất từ hàng hóa mua vào:

Nợ TK 641: 20.000.000 VNĐ

Có TK 156: 20.000.000 VNĐ

4.2. Hạch toán hàng mẫu xuất khẩu không thu tiền

• Nguyên tắc kế toán:

• • Doanh nghiệp xuất khẩu hàng mẫu cho khách hàng mà không thu tiền, không phát sinh doanh thu.
  • Hàng mẫu xuất khẩu phải thực hiện theo quy định về quản lý xuất khẩu và chứng từ hải quan.
  • Giá trị hàng mẫu được ghi nhận vào chi phí bán hàng.
• Khi xuất khẩu hàng mẫu, kế toán doanh nghiệp thực hiện định khoản:

Nợ TK 641 (Chi phí bán hàng): Số tiền tương ứng với giá trị hàng mẫu xuất khẩu.

Có TK 155 (Thành phẩm) hoặc TK 156 (Hàng hóa): Số tiền tương ứng với giá trị hàng mẫu xuất khẩu

• Hạch toán chi phí xuất khẩu hàng mẫu

Nợ TK 641: Chi phí bán hàng (bao gồm chi phí vận chuyển, bốc dỡ, bảo hiểm… liên quan đến xuất khẩu hàng mẫu).

Có TK 111, 112, 331: Ghi nhận số tiền thanh toán các chi phí nêu trên (tiền mặt, chuyển khoản, hoặc phải trả nhà cung cấp).

• Thuế GTGT đối với hàng mẫu xuất khẩu

• • Hàng mẫu xuất khẩu không thu tiền vẫn phải lập hóa đơn và khai thuế như hàng hóa xuất khẩu thông thường.
  • Thuế suất GTGT áp dụng: 0%.
• Báo cáo thuế và hồ sơ kiểm tra

• • Hàng mẫu xuất khẩu phải được kê khai vào bảng kê khai hàng hóa, dịch vụ không thu tiền.
  • Khai thuế GTGT với thuế suất 0% cho từng lô hàng mẫu xuất khẩu.

Xem thêm: Cách hạch toán tài khoản 641 - Chi phí bán hàng

Ví dụ minh họa:

Doanh nghiệp X xuất khẩu hàng mẫu miễn phí, trị giá xuất kho 30.000.000 VNĐ:

Nợ TK 641: 30.000.000 VNĐ

Có TK 155: 30.000.000 VNĐ (nếu xuất từ thành phẩm sản xuất)

Hoặc:

Nợ TK 641: 30.000.000 VNĐ

Có TK 156: 30.000.000 VNĐ (nếu xuất từ hàng hóa mua vào)

4.3. Hạch toán hàng mẫu nhập khẩu không thu tiền

Trong nhiều trường hợp, hàng mẫu được nhập khẩu (còn gọi là hàng phi mậu dịch). Kế toán thực hiện hạch toán đối với hàng mẫu nhập khẩu không thu tiền như sau:

• Đối với nộp thuế:

Ghi nợ vào tài khoản 3333.

Ghi nợ vào tài khoản 333312.

Ghi có vào tài khoản 1111 (hoặc 1121).

• Đối với hạch toán chi phí:

Ghi nợ vào tài khoản 642.

Ghi có vào tài khoản 3333.

Ghi có vào tài khoản 33312.

Ghi có vào tài khoản 1111 (hoặc 1121).

• Đối với hạch toán thu nhập:

Ghi nợ vào tài khoản 211 (hoặc 152, 156,…).

Ghi có vào tài khoản 711.

Ví dụ: Doanh nghiệp A nhập khẩu hàng mẫu từ nước ngoài để thực hiện giới thiệu sản phẩm mới. Dưới đây là quy trình hạch toán hàng mẫu không thu tiền cho hàng mẫu nhập khẩu:

• Hạch toán khi nộp thuế tại khâu nhập khẩu

Khi doanh nghiệp nộp thuế nhập khẩu và thuế GTGT hàng nhập khẩu, kế toán định khoản:

Nợ TK 33312 (Thuế nhập khẩu phải nộp): 1.000.000 VNĐ

Nợ TK 333 (Thuế GTGT): 2.000.000 VNĐ

Có TK 1111 (Chi phí thanh toán thuế): 3.000.000 VNĐ

• Hạch toán ghi nhận giá trị hàng mẫu và các chi phí liên quan

Kế toán ghi nhận giá trị hợp lý của lô hàng mẫu nhập khẩu và các chi phí phát sinh:

Nợ TK 642 (Chi phí quản lý doanh nghiệp): 6.000.000 VNĐ

Có TK 33312 (Thuế nhập khẩu phải nộp): 1.000.000 VNĐ

Có TK 3333 (Thuế giá trị gia tăng): 2.000.000 VNĐ

Có TK 1111 (Chi phí thanh toán): 3.000.000 VNĐ

4. Bút toán kết chuyển thuế GTGT không được khấu trừ (nếu có)

Trong trường hợp thuế GTGT hàng nhập khẩu của hàng mẫu không đủ điều kiện khấu trừ, kế toán thực hiện bút toán kết chuyển:

Nợ TK 642 (Chi phí quản lý doanh nghiệp)

Có TK 1331 (Thuế GTGT được khấu trừ)

Phần mềm Xử lý hóa đơn MISA meInvoice ứng dụng công nghệ AI tiên tiến - Tải hoá đơn tự động từ nhà cung cấp, kết nối dữ liệu lên phần mềm kế toán và nhanh chóng kiểm tra sai sót, kịp thời cảnh báo khi phát hiện có các rủi ro về hóa đơn như:

• Hóa đơn sai thông tin (Thông tin người mua, người bán)
• Ngày ký và ngày lập lệch nhau
• Người bán có rủi ro cao về thuế
• Tình trạng hoạt động của doanh nghiệp (Đang hoạt động hay đã ngừng hoạt động)
• Tính hợp lệ, hợp pháp của chữ ký số

Đặc biệt, MISA meInvoice đã có thể kiểm tra thuế suất & gợi ý thuế suất đúng của hàng hoá dịch vụ trên hoá đơn!

NHẬN ƯU ĐÃI 15% & DÙNG THỬ 50 LƯỢT XỬ LÝ HOÁ ĐƠN full tính năng từ MISA meInvoice khi quý KH đăng ký theo form: