Tổng hợp mẫu đơn xin nghỉ việc/ thôi việc phổ biến nhất 2026

Khi người lao động muốn nghỉ việc, chấm dứt hợp đồng lao động với doanh nghiệp thì sẽ cần viết đơn xin nghỉ việc. Văn bản này chứa những thông tin về người làm đơn, người nhận bàn giao cũng như thời gian lao động kết thúc công việc và là căn cứ để phòng nhân sự giải quyết các thủ tục liên quan. Bài viết sau đây Base.vn sẽ gợi ý đến bạn đọc 10 mẫu đơn xin nghỉ việc chuyên nghiệp cùng một số thông tin liên quan.

1. Đơn xin nghỉ việc là gì?

Đơn xin nghỉ việc là văn bản người lao động gửi đến doanh nghiệp, tổ chức, cơ quan để chấm dứt việc làm tại nơi đó. Đây được xem là bước đầu trong quy trình nghỉ việc, chấm dứt hợp đồng lao động giữa người lao động và người sử dụng lao động.

Đơn xin thôi việc là cơ sở quan trọng để quá trình nghỉ việc diễn ra thuận lợi và đảm bảo quyền lợi đầy đủ cho nhân viên. Chính vì vậy, người lao động cần có văn bản này, dù nghỉ việc với bất kỳ lý do nào.

2. Quy trình xin thôi việc cho người lao động

Bước 1: Thông báo đến quản lý trực tiếp

Đầu tiên, người lao động sẽ thông báo đến quản lý trực tiếp của mình về quyết định nghỉ việc. Tùy theo hợp đồng lao động được ký kết mà nhân viên sẽ báo trước từ 14 - 45 ngày.

• Nếu ký hợp đồng không thời hạn thì sẽ báo trước 45 ngày.
• Nếu ký hợp đồng trên 1 năm thì cần báo trước 30 ngày.
• Hợp đồng 6 tháng, cộng tác viên thì báo trước 15 ngày.

Khi trao đổi về quyết định nghỉ việc, bạn có thể nhắn tin hoặc nói chuyện trực tiếp với quản lý. Tuy nhiên, để đảm bảo sự chuyên nghiệp và để mọi thông tin được rõ ràng, tránh những hiểu lầm không đáng có, bạn nên ngồi nói chuyện 1:1 với người quản lý của mình.

Bước 2: Viết đơn xin nghỉ việc

Sau khi thông báo nghỉ việc và được quản lý đồng ý, cả hai bên thống nhất về ngày nghỉ và những công việc liên quan thì người lao động sẽ viết đơn chính thức và gửi đến quản lý, phòng nhân sự.

Tùy mỗi công ty mà quy định về việc viết đơn sẽ khác nhau, nhưng thông thường sẽ là viết email thông báo, sau đó làm đơn bản cứng với chữ ký đầy đủ của các bên liên quan.

Đây là bước quan trọng và không thể thiếu trong quy trình xin nghỉ việc, nó sẽ đảm bảo đầy đủ quyền lợi cho người lao động, tránh những thiệt thòi hoặc những thông tin rõ ràng từ cả hai phía.

Bước 3: Chờ duyệt đơn và bàn giao công việc

Sau khi đơn xin nghỉ việc được gửi đi, các phòng ban liên quan sẽ xem xét và ra quyết định chấp nhận hay không chấp nhận. Nếu được chấp thuận, người lao động sẽ hoàn thành công việc như bình thường, đồng thời bàn giao tiến hành bàn giao công việc cho người nhận bàn giao.

Với những nhân viên đã làm khoảng từ 2 năm trở lên hoặc vị trí đảm nhiệm nhiều công việc (Lead team, Trưởng phòng…) thì sẽ cần bàn giao sớm để hướng dẫn người nhận những công việc và thông tin liên quan.

Khi bàn giao công việc, nhân sự nghỉ việc cần viết biên bản bàn giao, có đầy đủ chữ ký của các bên liên quan để tránh những rủi ro không may xảy ra về sau này.

Bước 4: Bàn giao tài sản và chấm dứt hợp đồng

Tùy theo quy trình của mỗi công ty, nhưng thông thường trước ngày nhân sự nghỉ việc khoảng 2 - 3 ngày, công ty và nhân viên sẽ tiến hành bàn giao tài sản và ký kết thỏa thuận chấm dứt hợp đồng lao động. Tài sản có thể bao gồm: Trang thiết bị làm việc như máy tính, laptop, đồng phục công ty,…

Việc ký kết chấm dứt hợp đồng sẽ bao gồm chữ ký của người sử dụng lao động và người lao động, gồm 2 bản, mỗi bên giữ lại 1 bản. Người lao động nếu muốn nhận bảo hiểm thất nghiệp thì bắt buộc phải nhận lại vì theo quy định của Luật Bảo hiểm, muốn nhận trợ cấp thất nghiệp thì nhất định phải có quyết định thôi việc/thỏa thuận chấm dứt hợp đồng.

Đọc thêm: Tải miễn phí: 6 mẫu đơn xin nghỉ phép phổ biến trong doanh nghiệp

3. Tải miễn phí 10 mẫu đơn xin nghỉ việc chuyên nghiệp

Mẫu đơn số 1

Đây là mẫu đơn chung nhất với đầy đủ thông tin về nhân sự xin nghỉ, lý do nghỉ việc, ngày bắt đầu thôi việc, người nhận bàn giao. Nếu không có biên bản bàn giao công việc riêng thì sẽ điền đầy đủ thông tin về các hạng mục công việc được bàn giao.

Mời bạn đọc tham khảo và tải miễn phí mẫu đơn số 1

Mẫu đơn xin nghỉ việc số 2

Mẫu nghỉ việc số 2 sẽ không có nhiều sự khác biệt so với mẫu đơn số 1, tuy nhiên sẽ không có phần bàn giao công việc.

Bạn đọc tham khảo và tải miễn phí mẫu đơn số 2

Mẫu đơn số 3

Mẫu đơn xin thôi việc số 3 sẽ phù hợp với những ai nghỉ việc để tìm cơ hội mới, môi trường mới sau một thời gian làm việc. Mẫu đơn này ngoài nêu lý do, người lao động có thể thêm lời cảm ơn và có những lời chúc đến công ty.

Bạn có thể tham khảo và tải miễn phí mẫu đơn xin nghỉ việc số 3

Mẫu đơn số 4

Mẫu đơn nghỉ việc số 4 dành riêng cho giáo viên, giảng viên. Khi viết đơn cần có đủ trình độ chuyên môn, đơn vị công tác hiện tại và nêu đầy đủ lý do xin nghỉ để dễ dàng được phía nhà trường xét duyệt.

Tải miễn phí mẫu đơn xin nghỉ việc cho giáo viên

Mẫu đơn số 5

Mẫu đơn xin nghỉ việc số 5 sẽ có thêm phần thông tin là ý kiến của quản lý trực tiếp, ý kiến của phòng nhân sự và ý kiến của giám đốc điều hành.

Tải miễn phí mẫu đơn xin nghỉ việc số 5

Mẫu đơn xin nghỉ việc số 6

Mẫu đơn số 6 sẽ có những thông tin cơ bản về người nghỉ việc, lý do nghỉ việc, người nhận bàn giao… Sau đó người làm đơn và trưởng bộ phận sẽ ký tên để xác nhận.

Tải miễn phí mẫu đơn xin nghỉ việc số 6

Mẫu đơn số 7

Mẫu đơn xin nghỉ việc số 7 cũng là mẫu khá chuyên nghiệp, phù hợp với nhiều vị trí, đặc biệt khi người lao động nghỉ việc với lý do là không nhận thấy sự thăng tiến trong công việc.

Tải miễn phí mẫu đơn xin nghỉ việc số 7

Mẫu đơn số 8 (nghỉ việc hưởng chế độ thai sản)

Với lao động nữ muốn xin nghỉ việc hưởng chế độ thai sản thì có thể tham khảo mẫu đơn này. Khi nghỉ thai sản, người lao động chú ý cần ghi rõ thông tin bàn giao công việc để đảm bảo mọi việc diễn ra suôn sẻ, tránh bị gián đoạn.

Tải miễn phí đơn xin nghỉ việc hưởng chế độ thai sản

Mẫu đơn số 9

Đây là mẫu đơn khác dành cho giáo viên với các thông tin cụ thể về đơn vị công tác, lý do nghỉ việc, ngày kết thúc công việc.

Tải miễn phí mẫu đơn số 9

Mẫu đơn xin thôi việc số 10

Mẫu đơn này sử dụng 2 ngôn ngữ là tiếng Việt và tiếng Anh, phù hợp với doanh nghiệp đa quốc gia hoặc công ty có sếp là người nước ngoài.

Tải miễn phí mẫu đơn xin nghỉ việc bằng tiếng Anh

4. Khi nào người lao động nên viết đơn xin nghỉ việc?

Nghỉ việc tại một tổ chức, doanh nghiệp có thể do rất nhiều nguyên nhân khác nhau.

• Với người lao động, khi đưa ra quyết định này hãy cân nhắc thật kỹ lưỡng về những hướng đi tiếp theo và những vấn đề liên quan.
• Với doanh nghiệp, nhà quản lý, phòng nhân sự cần sớm nhận biết những dấu hiệu nhân viên muốn xin nghỉ việc để có những hướng xử lý phù hợp, giữ chân được người tài cho tổ chức, tránh tỷ lệ biến động nhân sự quá cao.

Một số dấu hiệu cho thấy người lao động muốn nghỉ việc gồm có:

• Giảm sút hiệu suất làm việc: Hoàn thành công việc chậm hơn, hay mắc lỗi, thiếu sáng tạo, không chủ động trong công việc.
• Lảng tránh, thờ ơ với công việc: Ít tham gia vào các cuộc họp, thảo luận chung, không quan tâm đến sự phát triển của công ty, thường xuyên về sớm hoặc đi làm muộn.
• Ít giao tiếp, chia sẻ: Tránh tương tác với đồng nghiệp, ít tham gia vào các hoạt động chung của công ty, không còn quan tâm đến việc duy trì mối quan hệ tốt đẹp với mọi người.
• Mất tập trung: Thường xuyên sử dụng điện thoại cá nhân, truy cập mạng xã hội trong giờ làm việc, dễ bị sao nhãng bởi những yếu tố bên ngoài.
• Từ chối nhận thêm công việc: Không muốn tham gia vào các dự án mới, hay tìm cách trốn tránh trách nhiệm.
• Bắt đầu tìm kiếm công việc mới: Cập nhật hồ sơ CV, tham gia các buổi phỏng vấn, hay thường xuyên sử dụng máy tính để tìm kiếm thông tin về các vị trí tuyển dụng khác.

Đọc thêm: Tải miễn phí: 6 mẫu đơn xin nghỉ không lương mới nhất 2026

5. Một số thắc mắc về quy trình xin nghỉ việc tại doanh nghiệp

5.1 Nghỉ việc như thế nào là đúng luật?

Các trường hợp nghỉ việc đúng luật gồm có:

• Đơn phương nghỉ việc trước khi hết hạn hợp đồng lao động.
• Người lao động và doanh nghiệp thỏa thuận chấm dứt hợp đồng trước thời hạn.
• Nghỉ việc khi hết hạn hợp đồng.

Với trường hợp người lao động đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động thì cần thông báo lý do và báo trước:

• Ít nhất 45 ngày với hợp đồng không xác định thời hạn.
• Ít nhất 30 ngày với hợp đồng có thời hạn từ 12 - 36 tháng.
• Ít nhất 3 ngày nếu ký hợp đồng dưới 6 tháng.

5.2 Nghỉ việc trong thời gian thử việc tính lương như thế nào?

Theo quy định, tiền lương của người lao động khi đang thử việc do hai bên thỏa thuận và ít nhất bằng 85% mức lương chính thức của công việc đó.

Ngoài ra, Điều 27 Bộ Luật Lao động cũng quy định:

“Trong thời gian thử việc, mỗi bên có quyền hủy bỏ hợp đồng thử việc hoặc hợp đồng lao động đã giao kết mà không cần báo trước và không phải bồi thường”.

Vậy nên doanh nghiệp cần thanh toán lương cho người lao động theo đúng số ngày công làm việc, mức lương thỏa thuận và đảm bảo thanh toán đúng hạn. Việc không trả lương cho lao động trong thời gian thử việc dù trong bất kỳ lý do gì cũng đều là sai quy định.

5.3 Lao động nữ mang thai có được nghỉ việc hưởng chế độ thai sản không?

Câu trả lời là có. Người lao động có thể được hưởng chế độ thai sản nếu đáp ứng một trong hai trường hợp sau:

• Trường hợp 1: Thai yếu, lao động nữ sinh con đóng BHXH đủ 6 tháng trở lên trong 12 tháng trước khi sinh con hoặc nhận con nuôi.
• Trường hợp 2: Thai yếu, người lao động nghỉ việc dưỡng thai theo chỉ định của cơ sở khám chữa bệnh. Trường hợp này người lao động được hưởng thai sản nếu đóng BHXH đủ 12 tháng trở lên và đóng BHXH 3 tháng trở lên trong 12 tháng trước khi sinh con.

5.4 Nhân viên có được nghỉ việc trước thời hạn hợp đồng không?

Người lao động có quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng trước thời hạn nhưng cần báo trước cho phía doanh nghiệp.

• Với công việc bình thường: Báo trước từ 3 - 45 ngày tùy thời hạn ký hợp đồng.
• Với công việc đặc thù: Báo trước ít nhất 3 ngày với hợp đồng dưới 12 tháng, 120 ngày với hợp đồng 12 tháng trở lên.

Nếu người lao động đơn phương chấm dứt hợp đồng không báo trước thì sẽ phải hồi thường theo quy định.

5.5 Doanh nghiệp có phải chi trả trợ cấp thất nghiệp cho nhân sự nghỉ việc không?

Theo Điều 48, Luật Lao động 2019, người lao động được nhận trợ cấp thôi việc từ công ty nếu thỏa mãn các điều kiện sau đây:

Thứ nhất: Đã làm việc thường xuyên cho doanh nghiệp đủ 12 tháng trở lên.

Thứ 2: Chấm dứt hợp đồng theo một trong những điều sau:

• Hết hạn hợp đồng.
• Hoàn thành công việc theo hợp đồng hai bên ký kết.
• Hai bên thỏa thuận chấm dứt hợp đồng lao động
• Người lao động bị kết án.
• Người lao động bị mất năng lực hành vi dân sự, mất tích.
• Đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động theo đúng quy định.

Nếu đáp ứng các điều kiện này, doanh nghiệp sẽ chi trả trợ cấp thôi việc (ngoài các khoản bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm xã hội…) theo quy định.

5.6 Khi nào người lao động được nghỉ việc mà không cần báo trước?

Khoản 2, Điều 35 của Luật Lao động 2019 có quy định về việc người lao động được chấm dứt hợp đồng mà không cần báo trước như sau:

• Không được bố trí theo đúng công việc, địa điểm làm việc hoặc không được bảo đảm điều kiện làm việc theo thỏa thuận
• Không được trả đủ lương hoặc trả lương không đúng thời hạn
• Bị người sử dụng lao động ngược đãi, đánh đập hoặc có lời nói, hành vi nhục mạ, hành vi làm ảnh hưởng đến sức khỏe, nhân phẩm, danh dự; bị cưỡng bức lao động.
• Lao động nữ mang thai phải nghỉ việc khi có xác nhận của cơ sở khám chữa bệnh về việc tiếp tục làm việc sẽ ảnh hưởng xấu tới thai nhi
• Đủ tuổi nghỉ hưu
• Người sử dụng lao động cung cấp thông tin không trung thực làm ảnh hưởng đến việc thực hiện hợp đồng lao động.

6. Những lưu ý về đơn xin nghỉ việc cho người lao động và doanh nghiệp

6.1 Với người lao động

Khi viết đơn xin nghỉ việc, người lao động cần lưu ý:

• Nêu rõ lý do nghỉ việc, trình bày rõ ràng và cụ thể để quản lý có thể dễ dàng xem xét, đánh giá cũng như duyệt đơn.
• Sử dụng ngôn từ lịch sự, sang trọng, hạn chế đề cập đến những thông tin không cần thiết để tránh lan man, dài dòng.
• Luôn có sự cảm ơn, bày tỏ lòng biết ơn với quản lý, công ty, đồng nghiệp… gửi đến lời chúc cho sự phát triển của công ty về lâu dài.
• Cam kết sẽ hoàn thành công việc đầy đủ cho đến ngày nghỉ và bàn giao chi tiết cho người thay thế.
• Có đầy đủ ngày tháng viết đơn và chữ ký của các bên liên quan để làm cơ sở giải quyết các thủ tục, giấy tờ về sau này.
• Tham khảo rõ các quy định của Luật Lao động để nắm rõ về thời hạn báo trước khi nghỉ việc, quyền lợi và nghĩa vụ…

6.2 Với doanh nghiệp

Với doanh nghiệp, hãy hỗ trợ hết mức có thể khi người lao động thông báo và viết đơn xin nghỉ việc:

• Trao đổi rõ ràng với nhân sự về quy trình, thủ tục nghỉ việc tại công ty.
• Gửi mẫu đơn xin nghỉ việc mẫu cho nhân sự để tránh những sai sót không đáng có.
• Phòng Nhân sự có nghĩa vụ xử lý các giấy tờ liên quan đến bảo hiểm xã hội cho người lao động.
• Các vấn đề về tiền lương, ngày phép của người lao động cũng cần được giải quyết theo đúng quy định của Pháp luật cũng như công ty.

6.3 Đơn giản thủ tục xin nghỉ việc với phần mềm Base Timeoff

Để tối ưu quy trình xin nghỉ việc trong doanh nghiệp, đồng thời dễ dàng theo dõi, thống kê tình trạng biến động nhân sự, doanh nghiệp có thể tham khảo Base Timeoff - Giải pháp được phát triển bởi đội ngũ Base.vn với nhiều tính năng, mang đến nhiều lợi ích.

Đối với nhân viên, Base Timeoff có thể giúp:

• Dễ dàng tạo đơn xin nghỉ việc, tag tên những người liên quan.
• Nhận được thông báo khi yêu cầu xin nghỉ được phê duyệt hoặc từ chối.

Đối với quản lý

• Theo dõi được nhân sự xin nghỉ việc theo từng tháng, quý, năm.
• Có thể chấp thuận hoặc từ chối chỉ với 1 click.
• Có thể bình luận, để lại lời nhắn cho nhân viên ở ngay dưới yêu cầu.

Đối với bộ phận Nhân sự

• Thống kê được tình hình nhân sự nghỉ việc, theo dõi biến động nhân sự theo từng thời gian.
• Thiết lập được các quy định về thời gian phê duyệt, quy trình phê duyệt….
• Biết được nhân sự nào sẽ nghỉ việc, mã nhân viên bao nhiêu, bộ phận phòng ban nào…
• Sớm xử lý các giấy tờ, thủ tục về nghỉ việc, bảo hiểm cho nhân sự.
• Nắm bắt được lý do nhân viên nghỉ việc để có những giải pháp tối ưu trải nghiệm của nhân viên, từ đó tăng sự hài lòng và giữ chân nhân tài.

Base Timeoff giúp đơn giản mọi thủ tục, quy trình, tối ưu thời gian, công sức cho mọi phòng ban trong doanh nghiệp. Bạn quan tâm có thể để lại thông tin tư vấn và nhận tài khoản dùng thử tại đây.

7. Kết luận

Việc viết đơn xin nghỉ việc thể hiện sự chuyên nghiệp và tôn trọng của người lao động đối với công ty và đồng nghiệp. Đây là bước quan trọng đầu tiên trong quá trình thôi việc, giúp đảm bảo quyền lợi cho cả hai phía. Hy vọng qua nội dung trên đây cả doanh nghiệp và người lao động sẽ có thêm những thông tin hữu ích về quy trình xin việc, xử lý các thủ tục nhanh chóng và đảm bảo sự hài lòng cho cả đôi bên.