Mẫu văn bản trả lời công văn (phúc đáp) cấp trên/cơ quan nhà nước

Hiện nay, nhiều cơ quan hoặc tổ chức chưa thể soạn một văn bản trả lời công văn một cách đầy đủ. Để trả lời một văn bản công văn chuyên nghiệp, doanh nghiệp cần sự hiểu biết và một số kỹ năng công tác văn thư chuyên môn. Vì vậy, trong bài viết này, CoDX sẽ giúp bạn soạn văn bản để trả lời công văn và hướng dẫn soạn thảo chi tiết nhé!

Bạn đang đọc bài viết trên trang kiến thức quản trị doanh nghiệp của CoDX - nền tảng chuyển đổi số doanh nghiệp toàn diện.

Cùng chủ đề:

• Văn bản hành chính cá biệt là gì?
• Quy trình lưu trữ hồ sơ chuẩn hóa cho doanh nghiệp
• Quy trình quản lý văn bản đi và đến chuẩn hóa

1. Văn bản trả lời công văn là gì?

Văn bản trả lời công văn (hay còn gọi là công văn trả lời phúc đáp) là dạng văn bản dùng để phản hồi phúc đáp các công văn của đối tác, cấp trên hoặc một số cơ quan, đơn vị có thẩm quyền nào đó.

Dạng văn bản này, được dùng trong một số trường hợp như để trả lời, giải thích hoặc đề nghị yêu cầu của doanh nghiệp đến cơ quan, tổ chức, cá nhân cụ thể. Nhằm giải quyết vấn đề trong công văn đã được soạn thảo trước đó.

Ngoài ra, văn bản này còn là phương tiện hỗ trợ cho các doanh nghiệp trong việc trao đổi và đáp lại lời đề nghị của đổi phương ban hành công văn. Nó nắm giữ vai trò tất yếu giúp làm rõ một số yêu cầu của cơ quan, đơn vị, tổ chức hoặc cá nhân.

Tóm lại, văn bản phúc đáp công văn chính là phương thức đáp lại công văn cho một tổ chức nào đó, khi được đề nghị trả lời lại công văn. Mục đích của nó làm cho đôi bên dễ dàng đạt được thỏa thuận và đáp ứng mong muốn nếu có.

2. Mẫu văn bản trả lời công văn (phúc đáp) thường dùng

Một số mẫu văn bản trả lời công văn được dùng để phản hồi công văn, doanh nghiệp nên tham khảo để áp dụng ngay trong tổ chức của mình như: Mẫu công văn trả lời phúc đáp, mẫu công văn trả lời công văn của cơ quan nhà nước, mẫu công văn trả lời đồng ý, mẫu văn bản trả lời thông báo công văn.

Mẫu 1: Mẫu văn bản trả lời (phúc đáp) công văn chuẩn

Mẫu 2: Mẫu văn bản trả lời công văn của cơ quan nhà nước

Mẫu 3: Văn bản phúc đáp đồng ý công văn

Mẫu 4: Văn bản trả lời công văn thông báo

TẢI MẪU VĂN BẢN PHÚC ĐÁP CÔNG VĂN TẠI ĐÂY

Quy định cần biết:

• Cách ghi số và ký hiệu văn bản
• Mẫu văn bản thông báo và cách soạn thảo chuẩn Nghị định 30
• Quản lý văn bản điện tử trong doanh nghiệp

3. Cách soạn thảo văn bản phúc đáp công văn chi tiết

Hình thức văn bản phúc đáp rõ ràng, chuyên nghiệp giúp cho doanh nghiệp được trao đổi thông tin và bày tỏ quan điểm của mình về một vấn đề. Nên nội dung văn bản trả lời công văn được thể hiện tùy thuộc vào mục đích của tổ chức đó.

Văn bản phúc đáp công văn cần phải thể hiện đủ 3 thành phần chính để thể hiện nội dung muốn truyền tải đến người nhận. Cụ thể văn bản trả lời công văn được trình bày như sau:

• Phần mở đầu văn bản phúc đáp công văn: Ghi rõ các thông tin quan trọng như tên cơ quan, đơn vị, tổ chức, đoạn trích dẫn để dẫn dắt vào nội dung của văn bản. Trong phần này người soạn thảo cần phải thể hiện vắn tắt nội dung nhằm đảm bảo không làm lang man vấn đề
• Phần nội dung văn bản phúc đáp: Ở phần này, cần ghi rõ câu trả lời rõ ràng, cụ thể, dễ hiểu để người nhận được nắm bắt thông tin nhanh chóng. Nên lựa chọn câu từ phù hợp thể hiện yêu cầu, giải thích hoặc lý do cho đối phương được biết.
• Phần kết thúc văn bản phúc đáp: Ghi rõ cam kết và lời cảm ơn gửi đến người nhận văn bản, kèm chữ chữ và đóng dấu xác nhận của người đại diện giúp cho văn bản phúc đáp thêm phần uy tín.

(1) Tên cơ quan viết văn bản phúc đáp

(2) Số, ký hiệu văn bản ban hành của công ty

(3) Đơn vị hành chính thành phố nơi viết văn bản phúc đáp

(4) Nội dung vấn đề cơ bản của văn bản phúc đáp

(5) Tên cơ quan, chính quyền nhận văn bản trả lời công văn này

(6) Nội dung ý kiến, câu trả lời, phúc đáp

(7) Nếu đại diện cơ quan, tổ chức không thể ký, có thể ký thừa lệnh, hoặc ký thay có thẩm quyền.

>>> Giải pháp phần mềm quản lý văn bản và điều hành tối ưu chi phí cho doanh nghiệp

4. Một số lưu ý khi viết văn bản phúc đáp công văn

Một văn bản phúc thảo nên đảm bảo các nội dung cơ bản như sau:

• Nội dung trích dẫn công văn được thể hiện rõ ràng, ngắn gọn đi vào vấn đề. Nên xác định trước vấn đề cần nêu trong công văn phúc đáp
• Ghi rõ tên cơ quan/đơn vị/tổ chức/ cá nhân soạn thảo công văn phúc đáp
• Tóm tắt nội dung của vấn đề trong công vấn trước đó, bạn cần đảm bảo nội dung phải cụ thể, mạch lạc trong văn bản này.
• Ghi chi tiết nội dung sẽ phúc đáp cho đơn vị/cơ quan/tổ chức được biết để dựa vào đó có căn cứ phản hồi lại
• Tên của các bên liên quan có quyền và nghĩa vụ trong văn bản phúc đáp được đề cập đến
• Đơn vị tiếp nhận văn bản trả lời công văn hoặc nơi nhận của chủ thể được nêu rõ tên chức vụ/chức danh (nếu có)
• Đại diện cơ quan ký tên và đóng dấu văn bản trước khi gửi đi. Nếu người đại diện không thể thực hiện ký đóng dấu, người ủy quyền được thay thế ký thay kèm theo giấy tờ chứng minh thân phận đủ điều kiện ký thay.

Thông qua bài viết này, CoDX hy vọng giúp Quý doanh nghiệp hiểu hơn về cách soạn văn bản trả lời công văn và tham khảo ngay mẫu văn bản trả lời chi tiết trong bài viết này. Mong rằng, những thông tin trên, sẽ mang lại cho doanh nghiệp nhiều thông tin hữu ích. Nếu có thắc mắc hoặc có câu hỏi hãy liên hệ với chúng tôi, để được giải đáp ngay nhé.

>>> Có thể bạn muốn biết về ký hiệu văn bản mật

THÔNG TIN LIÊN HỆ: Công ty TNHH chuyển đổi số CoDX

• Địa chỉ văn phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh
• Số điện thoại: 0968 61 23 50
• Hotline: 1900282581
• Email: [email protected]
• Website: https://www.codx.vn
• Trang tin tức doanh nghiệp: https://businesswiki.codx.vn